چگونه زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنیم؟

لازم است افراد با داشتن برنامه‌ریزی و مدیریت درست عواملی که موجب تلف شدن وقت می‌شود را به حداقل برسانند تا بتوانند از زمان خود استفاده بهینه‌ای داشته باشند.

به گزارش خبرنگار خبرگزاری موج، تمامی افراد برای موفقیت در همه جنبه‌های زندگی خود، باید اهمیت زمان را درک کنند. افرادی که اقدام به تلف کردن وقتشان می‌کنند، در خلق‌ شخصیت خود ناکام می‌مانند. درنتیجه، مدیریت زمان را می‌توان کلید موفقیت‌ در کار و زندگی دانست.

مدیریت زمان چه معنی دارد؟

همه ما هنگامی که واژه مدیریت کردن زمان را می‌شنویم، می‌دانیم منظور استفاده بهتر از زمان است. در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور به استفاده بیشتر از زمانی که در اختیار داریم بپردازیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم و یا اینکه چطور به تمامی کار‌های خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم.

زمان2

در حقیقت افراد به علت اینکه نمی‌توانند کار‌های خود را طبق برنامه پیش ببرند، به فکر پیدا کردن این مهارت می‌افتند. مدیریت زمان، فرایند برنامه ریزی و سازماندهی کار‌ها یا رویداد‌ها محسوب می‌شود. به عبارتی دیگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر میزان زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص، به ویژه به منظور افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری است.

در مدیریت زمان مشخص می‌کنید که کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمانی را باید به آن اختصاص دهید، کدام کار را باید زودتر انجام دهید و کدام کار را بعدا نیز می‌توانید انجام دهید.

مدیریت زمان نه‌تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش مهمی را ایفا می‌کند.

عواملی که در زندگی موجب از بین رفتن وقت شما می‌شوند:

1- تماس‌های تلفنی مکرر یا طولانی‌شدن بیش از اندازه تماس تلفنی

2- ورود افراد بدون قرار قبلی به محیط زندگی یا محل کار

3- زمانهایی که در موقعیت‌های خاص مثل ترافیک هدر می‌روند

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

زمان خود را ممیزی کنید

اولین قدم برای مدیریت زمان این است که بدانید واقعا برای هر کاری که در طول روز یا هفته انجام می‌دهید، چقدر زمان صرف می‌کنید مثلا ممکن است فکر کنید تنها ۱۵ دقیقه از زمانتان، صرف چک‌کردن ایمیل می‌شود، اما در واقعیت اینطور نیست و شما شاید بیش از یک ساعت زمان هزینه کنید بدون آن‌که بدانید.

اولویت بندی کارها

فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود تهیه کنید و آنها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته‌بندی کنید.

پس از اینکه این فهرست را تهیه کردید به نحوه‌ی استفاده از زمان توجه کنید و سعی کنید زمان خود را بر فعالیت‌های مهم متمرکز کنید.

زمان3

پیدا کردن زمان بهره‌وری خود

هر فردی در زمان و ساعات خاصی، بهره‌وری بالایی دارد و می‌تواند کار‌های خود را به بهترین نحو انجام دهد این زمان، لزوما با زمان بهره‌وری سایر افراد، دوستان و حتی خویشاوندانش یکسان نیست. بنابراین، اگر در ساعات اولیه صبح، کارآمدتر هستید، صبح زود برخیزید و شروع به کار کنید. همچنین، اگر ترجیح می‌دهید در شب کار کنید، تا اواخر شب بیدار بمانید، فقط با این نکته را یادتان باشد که هرگز خود را مجبور نکنید که عادت‌هایتان را تغییر دهید تنها به این علت که گفته‌اند بدن انسان در فلان زمان‌های شبانه روز، بهره‌وری بالایی دارد.

مدیریت تعهدات خود

تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم تولید استرس می‌کند بنابراین برای مدیریت آنها به نکات زیر توجه کنید:

- خود را نسبت به مسائلی که برای شما مهم نیست متعهد نکنید.

- تعهد جدیدی برای خود ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند باشید.

- احساس مسئولیت کنید، تعهد خود را جدی بگیرید و از زیر کار شانه خالی نکنید.

- از ایده‌ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.

وقت‌کشی نکنید

عوامل گوناگونی می‌تواند موجب شود تا زمان‎مان را از دست بدهیم. یعنی به کار‌های غیرضروری و بی‌اهمیت مشغول شویم و وقت خود را به‌درستی و موثر استفاده نکنیم و درگیر کار‌هایی شویم که از فعالیت‌های اصلی و مهم بازمانیم و ما را در مدیریت زمان و انجام کار‌ها و فعالیت‌ها ناکام بگذارد.

نه گفتن به درخواست‌های نابجا

بسیاری از اوقات قبول کردن درخواست‌های نابجا و غیرضروری دیگران بخش قابل توجهی از وقت شما را به خود اختصاص خواهد داد، اگر بتوانید با گفتن نه از انجام این کارها خودداری کنید موفق شده‌اید میزان قابل توجهی از وقت خود را مدیریت کنید.

کنترل اوقات فراغت و تفریح

تفریح و استراحت به موقع باعث احیای انرژی‌روانی و جسمانی شما به منظور انجام فعالیت‌های اصلی می‌شود بنابراین اگر تفریح زمان زیادی از وقت شما را به خود اختصاص دهد، دیگر کارایی لازم را ندارد و باید محدود شود، با این کار وقت جدیدی‌ را برای خود به وجود می‌آورید.

داشتن استراحت منظم

کار مداوم می‌تواند موجب وارد شدن آسیب جسمی و ذهنی به شما شود، بنابراین لازم است استراحت منظم را در برنامه‌ریزی خود داشته باشید تا مغز شما دوباره بهره‌وری خود را به دست آورد. برای این کار می‌توانید بعد از مدتی کار، به خودتان استراحت اجباری بدهید مثلا پیاده‌روی کنید، یک فصل از کتاب مورد علاقه خود را بخوانید یا یک فنجان قهوه بنوشید بدین ترتیب، مدیریت وقت خود را بهتر کرده‌اید، همچنین این استراحت اجباری، باعث افزایش چشمگیر بهره‌وری شما می‌شود.