به گزارش خبرگزاری موج، آکادمی آی کن در راستای نیل به فرآیند گرایی در سازمان ها و معرفی ابزار های کارا در این زمینه دوره ICAN Standard BPMS را در تاریخ 15 مهر ماه برگزار نمود، در این دوره ندیمی، مدیر فناوری اطلاعات شرکت پتروشیمی رجال به ارائه طرح های پیاده سازی شده با راهکارهای آی کن در پتروشیمی رجال پرداخت.

*راهکار کارهای جامع نرم افزاری ICAN :

ندیمی، مدیر فناوری اطلاعات شرکت پتروشیمی رجال سخنرانی خود برای حضور را اینچنین آغاز نمود: افراد دارای مهارت های تخصصی به کمک ابزار های خوب میتوانند مهارت های خود را نشان دهند. یکی از حساس ترین تصمیمات مدیران ، انتخاب ابزار های نرم افزاری متناسب با بیزنس و نیازمند های هر سازمان است.

ما در پتروشیمی رجال به دنبال سیستمی مدیریت فرآیند قابل یکپارچگی با Oracle ERP بودیم، پس از بررسی های بسیار ICAN Standard BPMS  را به دلیل قابلیت یکپارچگی کامل ونیز سهولت پیاده سازی فرآیندها انتخاب نمودیم.

*مقایسه نرم افزار BPMS با نرم افزار ERP:

وی سخنرانی را این چنین پی گرفتند: در پتروشیمی رجال همزمان با پیاده سازی سیستم BPMS ICAN، اقدام به راه اندازی Oracle ERP نمودیم، سیستم آی کن را حدودا 3 ماه و نیم راه اندازی نمودیم اما راه اندازی ERP ، بیش از 2 سال به طول انجامید.

آن زمان که ما شروع به کار کردیم تنها دو شرکت کوچک رجال و ظریف بودیم اما امروز یک هدلینگ بزرگ و بسیطی شده که انواع بیزینس مختلف و بعد جغرافیایی بین المللی ( تهران و اصفهان و آلمان و عراق و افغانستان و امارات) را تحت پوشش قرار میدهد و با این وسعت سیستم BPMS ICAN کاملا جواب گوی این وسعت و تنوع بوده است و به هیچ وجه دچار مشکل نشده است.

زیر سیستم های زیادی را در سیستم BPMS ICAN طراحی و پیاده کردیم و دلیل این انتخاب هم امکانات این نرم افزار در طراحی فرآیند ها است که با رعایت نکات امنیتی بالا و سادگی و سرعت زیاد در اجرا، در مقایسه با ERP و نیز رضایتمندی خاصی که در سطح کاربری از سهولت در ثبت اطلاعات و سادگی ایجاد گردش های متنوع  در اتوماسیون اداری بین همکاران شرکت دیده میشود. بعد از ایجاد و انجام گردش و اخذ تمامی تاییدات از طریق SDK های ICAN خروجی به ERP انتقال داده میشود.

سیستم های مشترک   ERP  و ICAN Standard BPMS

• درخواست خرید و گردش تائیدات
• سیستم بازرگانی خارجی
• سیستم درخواست وجه به تامین کننده
• مدیریت دانش
• زیرسیستم تایم شیت کارکنان

*درخواست خرید کالا:

از آنجایی که درخواست خریدی که برای واحد بازرگانی می آید مراحل اخذ تاییداتش میتواند خیلی طولانی و حجم هامش ها و نامه های زیادی را در بر بگیرد، (20 شرکت با 20 سربرگ مختلف  با  ثبت درخواست خرید و چرخه تاییدات را در BPMS ICAN پیاده سازی نمودیم و در انتها به ERP انتقال می دهیم.

*سیستم خدمات بازرگانی خارجی:

یکی از مشکلات ما صدور نامه های تامین ارزی و بحث های بیمه ای و ترخیص کالا بود، که عملا برای انجام این مراحل یک سری افراد در سازمان ها وجود دارد که سازمان به این اشخاص وابسته هستند و این مراحل monopol این افراد بود، ما برای رفع این مشکل که در نبود این افراد نیز بتوانیم روال کار را پیش ببریم و مراودات ارزی را انجام بدهیم یک سیستم خدمات بازرگانی در BPMS ICAN پیاده سازی نمودیم که کاملا حساسیت های چنین نامه هایی نظیر نوع انتخاب کلمات و مکالمات ارتباطی با بانک را پوشش میداد و برخلاف قبل که حداقل 5 ساعت تهیه این نامه طول میکشید در کمتر از چند دقیقه انجام میشود و وارد گردش کار میشود و در نهایت به سیستم ERP منتقل میشود.

اوایل که این سیستم را راه اندازی کرده بودیم از دید مدیران این کار ما یک شعبده بازی به نظر می آمد اما از دید خود ما خیلی کار بزرگی نبود و تنها 1 ماه وقت را صرف تهیه روال و اصول این مراحل و نیز پیاده سازی آن در سیستم نمودیم.

مزایای فرم های BPMS Standard در سیستم بازرگانی خارجی

• خطای ورود اطلاعات دستی و عدم تطابق داده در دو سیستم از بین رفته است.
• تنوع در سربرگ فرم های BPMS Standard و کنترل آنها براساس شرکت های ایجاد کننده درسیستم ERP)) (درخواست بیمه نامه)
• تنوع سربرگ فرم های BPMS Standard براساس فیلد مبدا پرداخت  درسیستم ERP(پرداخت)
• انتقال پیوستها در سیستم پرداخت و درخواست بیمه  به فرمهای ایجاد شده در BPMS Standrad جهت تسهیل و دسترسی آسان
• کنترل و محدودیت دسترسی به فرم های BPMS Standard وERP  برای افراد جهت بالابردن امنیت داده ها (درسیستم ERP و  فرم های فرزین)
• ثبت شماره فرم BPMS Standard و تاریخ ایجاد آن در ERP  جهت پیگیری آن

وی در ادامه به شرح سامانه مدیریت دانش و  درخواست وجه به تامین کننده و تایم شیت کارکنان پرداختند.

مدیر فناوری اطلاعات شرکت پتروشیمی رجال در انتها افزود: امروزه یکپارچگی فرآیند از یکپارچگی داده مهم تر است و باعث کاهش هزینه هدر رفت پرسنلی میگردد سیستم های آی کن به دلیل امکان یکپارچگی با دیگر سامانه ها یکی از انتخاب های بسیار خوب برای هرسازمان خواهد بود. و توجه مناسب به فرآیند ها در سازمان  قطع به یقین شاه بیت موفقیت ما در حوزه صنعت و توسعه سازمان خواهد بود.