به گزارش خبرگزاری موج همدان، مسعود دهبانی صابر،  شهردار منطقه یک شهر همدان روز چهارشنبه با اشاره به اتمام فرایند آرشیو الکترونیکی اسناد شهرداری منطقه یک، اظهار داشت: تمامی پرونده‌های اداری شهروندان در پروسه کاری و بایگانی این منطقه با بیش از چهار میلیون برگه، ظرف یکسال به صورت الکترونیکی ثبت و ضبط شده است.

وی افزود: اجرای این طرح که از سال گذشته در شهرداری منطقه یک همدان آغاز شد با صرف ۶۲۵ میلیون تومان اعتبار به صورت کامل نهایی و به پایان رسید.

شهردار منطقه یک شهر همدان گفت که پرونده‌ها و مدارک موجود این منطقه برای نخستین بار در مدیریت شهری همدان به صورت الکترونیکی تهیه، جمع آوری و آرشیو شده است.

وی افزود: در اجرای این طرح تمامی پرونده‌های اداری شهروندان در پروسه کاری و بایگانی این منطقه با بیش از چهار میلیون برگه، ظرف یکسال به صورت الکترونیکی ثبت و ضبط شده است.

دهبانی صابر با تاکید بر ضرورت حفظ و نگهداری از پرونده‌های شهروندان و تسهیل دسترسی به اطلاعات مربوطه، گفت: شهرداری منطقه یک پیشگام اجرای طرح آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک مدیریت شهری همدان است.

وی هدف از اجرای این طرح را ایجاد فایل‌های دیجیتالی جهت پشتیبانی از پرونده‌های فیزیکی و حفظ اسناد و مدارک مربوط به پرونده‌ها در قبال حوادث طبیعی و غیرطبیعی و نیز جهت استفاده در سیستم‌های مکانیزه شهرداری با هدف حذف گردش دستی و فیزیکی پرونده‌ها دانست و گفت: با اجرای این طرح از هرگونه سواستفاده‌ احتمالی جلوگیری شده و سطح امنیت و امکان دسترسی آسان به پرونده‌های موجود نیز افزایش یافته است.

شهردار منطقه یک همدان با اشاره به اینکه پرونده‌ها در ۶ بخش نوسازی، شهرسازی، کمیسیون ماده ۱۰۰، کمیسیون ماده ۷۷، کسب و پیشه و توافق دسته‌بندی شده‌اند، افزود: چهار میلیون و ۱۸۰ هزار برگ پرونده طی ۱۳ ماه از اجرای این طرح به صورت الکترونیکی آرشیو شده‌اند که بیشترین تعداد آن‌ها مربوط به پرونده‌های نوسازی با بیش از ۳ میلیون برگ است.

دهبانی صابر با بیان اینکه آرشیو الکترونیکی اسناد شامل دو بخش فیزیکی و سامانه ای است، گفت: در بخش فیزیکی، مکان مناسب و ایمنی برای پرونده‌ها با استفاده از بهترین مصالح ایجاد شد و در بخش سامانه ای نیز کیفیت بالای تصاویر و نقشه‌های اسکن شده یکی از نقاط قوتی بود که در این طرح مورد توجه قرار گرفت.

وی افزود: همچنین صحت سنجی و اعتبارسنجی تمامی مدارک و پرونده‌ها بر عهده کارشناسان حراست شهرداری همدان بود تا بتوان به تمامی شهروندان اطمینان خاطر داد که با اجرای این طرح از پرونده‌ها به نحو احسن مراقبت می شود.

شهردار منطقه یک همدان، سرعت بالای آرشیو الکترونیکی پرونده‌ها را از دیگر ویژگی‌های بارز این طرح دانست و افزود: روزانه به طور متوسط بیش از هفت هزار برگ توسط هر فرد اسکن و بایگانی می شود که با توجه به وجود برخی مشکلات از قبیل شیوع ویروس کرونا ، کاهش نیروها، کیفیت نامناسب اوراق قدیمی، چیدمان نامناسب و بایگانی‌های گذشته، طرح با بهترین کیفیت ممکن اجرا شد.