، در گذر زمان و ظهور تکنولوژی‌های جدید، شکل و ابزار ارتباطات نیز تغییر کرده است. البته با وجود این تغییرات، همچنان مشتریان اغلب کسب و کارها، تماس تلفنی را بهترین و مورداعتمادترین روش ارتباطی می‌دانند. یعنی وجود یک شماره تلفن ثابت در سایت یا حتی آنلاین‌شاپ اینستاگرامی، یک نشانه قوی برای اعتماد و خرید است.

اگرچه ارتباطات تلفنی از قدیمی‌ترین روش‌های ارتباطی به حساب می‌آیند، اما اینترنت به ویژه اینترنت ابری، این نوع ارتباط را ارتقا داده است. بیش از یک دهه است که شرکت‌ها به جای استفاده از تلفن سانترال و اختصاص فضای فیزیکی به تجهیزات سانترال، ارتباطات تلفنی خود را با تلفن ابری مدیریت می‌کنند. اما آیا تلفن ابری تنها تماس‌های تلفنی را برقرار می‌کند یا امکانات بیشتری در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد؟ در این مقاله شما را با ویژگی‌های شگفت‌انگیز این سرویس آشنا می‌کنیم که احتمالاً تا کنون از آن‌ها اطلاع نداشتید.

تلفن ابری چیست و چرا کسب و کارها به آن روی آوردند؟

تلفن ابری یک سیستم تلفنی است که داده‌های صوتی را بر بستر اینترنت انتقال می‌دهد. این سیستم تلفنی به کاربر امکان می‌دهد تماس‌های ورودی و خروجی را بی‌نیاز از سخت‌افزارهایی مانند دستگاه سانترال یا راه‌اندازی سرورهای پیچیده مدیریت کنید.

سیستم‌های تلفنی سنتی به خط تلفن ثابت، سیم‌کشی و تجهیزات فیزیکی نیاز دارند، اما تلفن ابری با بهره‌مندی از اینترنت ابری، ویژگی‌هایی چون انعطاف‌پذیری، مقیاس‌پذیری و چابکی را به کسب‌وکارها در هر مقیاسی هدیه می‌دهد. احتمالا همین سه ویژگی، دلیلی کافی برای اسقبال استارتاپ‌ها از تلفن ثابت اینترنتی باشد. از مهم‌ترین مزایای منحصربه‌فرد تلفن ابری یا آنچه سبب رشد تلفن ابری در میان کسب و کارهای کوچک و بزرگ شده است، به موارد زیر می‌توان اشاره کرد.

راه‌اندازی سریع و آسان تلفن ابری

تا پیش از شروع فعالیت ارائه‌دهندگان تلفن اینترنتی، برخورداری از تلفن ثابت، به معنی اجاره یا خرید یک دفتر کار یا هر نوع فضای فیزیکی و ثبت درخواست تلفن ثابت در سیستم مخابرات منطقه مربوطه بود. پس از تکمیل مراحل اداری، نوبت فعال‌سازی و سیم‌‌کشی تلفن می‌رسید و پس از آن باید از یک متخصص سانترال می‌خواستید، سیستم تلفن سانترال را روی خط شما راه بیندازد و برای هر همکار یک داخلی تعریف کند. در بهترین حالت این فرایند حداقل یک ماه زمان نیاز داشت.

اما تلفن ابری وابستگی به فضای فیزیکی و تجهیزات ندارد. تنها کافی است در وب‌سایت ارائه‌دهندگان تلفن ابری ثبت‌نام کنید و بعد مدت کوتاهی خط شما فعال است. به‌عنوان مثال ثبت‌نام و دریافت یک خط اختصاصی تلفن ثابت با سرشماره تهران در «دفتر شما» تنها ۵ دقیقه زمان نیاز دارد. این سرعت و سادگی در راه‌اندازی، به‌ویژه برای استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا که نیاز به شروع سریع دارند، یک مزیت استثنایی است.

کاهش هزینه‌های کسب و کار

سرمایه اولیه راه‌اندازی کار و هزینه‌های جاری آن از مواردی است که ریسک کارآفرینی را بالا می‌برد، به همین دلیل یافتن راهی برای کاهش هزینه شروع کار یا توسعه شرکت، همیشه طرفدار دارد. تلفن ابری از آنجا که نیاز به تجهیزات ندارد، هزینه زیادی برای شرکت به بار نمی‌آورد. همچنین در اغلب مواقع هزینه نگهداری و رفع مشکلات احتمالی با شرکت ارائه‌دهنده است.

این ویژگی باعث شده است تلفن ابری موردتوجه تیم‌های دورکار، فریلنسرها و کسب و کارهای نوپا باشد. این افراد با خرید تلفن ابری، روی گوشی همراه با رایانه شخصی تماس‌ها را دریافت می‌کنند و پاسخ می‌دهند. همکاران را اضافه می‌کنند و به هر کدام یک داخلی اختصاص می‌دهند. به این ترتیب بدون اجاره دفتر کار، اعضای تیم با یکدیگر در ارتباط هستند و هر فرد تماس مربوط به واحد خود را پاسخ می‌دهد.

قیمت تلفن ابری متفاوت است و هر ارائه‌دهنده ممکن است برای امکانات بیشتر مبالغ بیشتری دریافت کند. اما شرکت «دفتر شما» که از اولین ارائه‌دهندگان تلفن ابری در ایران است، بابت امکانات بیشتر هزینه‌ای دریافت نمی‌کند و هر شرکت متناسب با دقایق مکالمه که ماهانه‌ دارد، هزینه پرداخت می‌کند.

قابلیت انتقال تماس‌ها به تلفن ثابت یا همراه

فرض کنید مخاطب با شماره ثابت بیزینس تماس می‌گیرد و بعد از شنیدن پیام آغازین تلفن ابری، یکی از داخلی‌ها را شماره‌گیری می‌کند و تماس به همکارتان منتقل می‌شود. شاید در نیمه مکالمه متوجه شوید درخواست مشتری به واحد پشتیبانی مربوط است. راهکار چیست؟

لازم نیست تماس قطع شود. به راحتی با زدن داخلی جدید تماس به همکار بعدی وصل می‌شود. می‌توانید به هر شماره ثابت یا تلفن همراه خود و همکاران یک شماره داخلی اختصاص دهید و بسیار راحت انتقال تماس انجام شود. این مزیت در تمامی ارائه‌دهندگان تلفن ابری وجود دارد اما در اغلب موارد، به جز تلفن ابری دفترشما، انتقال تماس هزینه دارد.

ویژگی انتقال تماس به مدیریت بهتر تماس‌ها و از دست نرفتن هیچ تماسی کمک می‌کند. به ویژه اگر در کنار امکاناتی مانند تعریف صف و زمان‌بندی پاسخ‌گویی استفاده شود.

امکانات تلفن گویا با انعطاف بیشتر

امکانات تلفن گویا (IVR) برای شرکت‌ها یک نیاز است. خوشبختانه تمامی این امکانات مانند:

• تعریف داخلی؛
• شخصی‌سازی پیام تلفن گویا؛
• ضبط مکالمات؛
• انتقال تماس؛
• نظرسنجی در پایان مکالمه؛
• صندوق صوتی؛
• تعریف صف و اولویت‌بندی پاسخگویی.

در تلفن ابری هم وجود دارد؛ با این تفاوت که محدودیت‌های تلفن گویای قدیمی را ندارد. یعنی اگر بخواهید چند داخلی جدید اضافه کنید، نیاز به خرید تلفن و تغییرات در تلفن سانترال نیست. به همین دلیل تلفن ابری انعطاف و مقیاس‌پذیری کسب و کار را افزایش می‌دهد.

فکس اینترنتی: نسل جدید دریافت و ارسال اسناد محرمانه

ارسال و دریافت اسناد در پیام‌رسان‌ها راه امنی نیست و حتی قابلیت استناد حقوقی ندارد. فکس همیشه از روشهای معتبر ارسال و دریافت اسناد در شرکت‌ها است. خوشبختانه برخی از تلفن‌های ابری، در کنار امکانات تلفن گویا، فکس اینترنتی را روی خط تلفن ثابت فعال می‌کنند. «دفتر شما» فکس اینترنتی را هم روی خط ثابت مجزا و هم روی خط تلفن ابری ارائه می‌دهد.

مقیاس‌پذیری لازمه‌ی رشد کسب و کار

در این دنیای پرسرعت و پرتغییرات، کسب و کارها نه تنها برای رشد حتی برای زنده‌ماندن نیاز به انعطاف‌پذیری نیاز دارند. مقیاس‌پذیری از مراحل مهم رشد استارتاپ‌ها و کسب و کارهای کوچک است. تلفن ابری با امکاناتی که فراهم می‌کند و عدم وابستگی به تجهیزات و فضا، رشد و توسعه را برای کسب و کارها آسان‌تر و کم‌هزینه‌تر ساخته است.

چرا تلفن ابری دفتر شما بهترین انتخاب است؟

با ثبت نام تلفن ابری دفتر شما، یک خط تلفن ثابت اختصاصی با سرشماره ۲، ۷ و ۹ تهران انتخاب می‌کنید و حتی می‌توانید خطوط رند ۵ یا ۶ رقمی خریداری کنید. سپس روی این خط، تلفن ابری را فعال کنید و از تمامی امکانات تلفن گویا استفاده کنید. راه‌اندازی تلفن ابری دفتر شما سریع است و پس از احراز هویت، خط تلفن به نام شما ثبت می‌شود.

دفترشما، بسته‌های تلفن ابری مختلفی ارائه می‌کند که همه امکانات یکسانی دارند و شما کافی است متناسب با میزان مصرف ماهانه بسته مناسب خود را انتخاب کنید. یعنی شما به میزان مصرف هزینه می‌پردازد.

دفترشما از سال ۱۳۹۲ در زمینه خدمات ارتباطات تلفنی فعالیت دارد و سرویس‌های متعددی مانند تلفن ابری، منشی مجازی، مرکز تماس، فکس اینترنتی و تماس خروجی ارائه می‌دهد. دفتر شما فرصت استفاده رایگان از تلفن ابری به مدت ۱۵ روز را در اختیار همه قرار می‌دهد تا سرویس را تست کنند و با پرتال اینترنتی کار کنند و آگاهانه سرویس مناسب خود را خریداری کنند. به این منظور کافی است به وب‌سایت daftareshoma.com مراجعه کنید و ثبت‌نام کنید.