، پریسا نجفی در نشست خبری امروز با تشریح ویژگی‌های سامانه جدید ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری گفت: این سامانه با هدف تسریع و ساده‌سازی فرایندهای ثبت کاهش خطاهای انسانی، هوشمندسازی کنترل‌های قانونی و ایجاد بانک اطلاعاتی دقیق و قابل اتکا از اشخاص حقوقی طراحی شده است. سامانه جدید ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری طراحی شده و در حال حاضر به‌صورت عملیاتی در حال ارائه خدمات است. بیش از ۶ ماه است که خدمات ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری در سراسر کشور از طریق این سامانه ارائه می‌شود.

مدیرکل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری با تأکید بر اهمیت فرایند ثبت شرکت‌ها بیان کرد: فرایند ثبت شرکت صرفاً یک فرایند اداری نیست بلکه نقطه آغاز فعالیت اقتصادی در کشور به شمار می‌رود؛ بنابراین اگر هدف از طراحی سامانه جدید را صرفاً سریع‌تر کردن فرایند ثبت شرکت بدانیم در واقع بخش مهمی از اقدامات و تلاش‌های انجام‌شده برای طراحی آن را نادیده گرفته‌ایم. هدف اصلی ارائه اطلاعات دقیق، هوشمندسازی کنترل‌ها و در نهایت ایجاد بانک اطلاعاتی معتبر و دقیق از اشخاص حقوقی ثبت‌شده در کشور بوده است.

نجفی ادامه داد: در طراحی این سامانه تلاش شده است بسیاری از کنترل‌هایی که پیش‌تر به‌صورت انسانی انجام می‌شد به کنترل‌های هوشمند تبدیل شود. این تغییر علاوه بر کاهش خطا، موجب به حداقل رسیدن مراجعات متقاضیان خواهد شد و دقت و اعتبار اطلاعات موجود در بانک‌های اطلاعاتی را افزایش می‌دهد. اطلاعات دقیق‌تر و معتبرتر اشخاص حقوقی می‌تواند در تبادل اطلاعات با دستگاه‌های نظارتی کشور و نظام پولی و بانکی نیز مورد استفاده قرار گیرد و زمینه دسترسی این نهادها به اطلاعات قابل اعتمادتر را فراهم کند.

مدیرکل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره به رویکرد اصلی در طراحی سامانه جدید تصریح کرد: تمام تلاش انجام‌شده در بازطراحی سامانه جدید بر ساده‌سازی فرایندها متمرکز بوده است، اما این ساده‌سازی از طریق کاهش کنترل‌ها صورت نگرفته بلکه با هوشمندسازی کنترل‌های قانونی محقق شده است. تمامی کنترل‌هایی که بر اساس قانون باید در فرایند ثبت شرکت‌ها انجام شود اکنون به‌صورت الکترونیکی و از طریق سرویس‌های برخط صورت می‌گیرد. به همین دلیل ممکن است متقاضی هنگام ورود به سامانه و انجام مراحل ثبت شرکت حتی متوجه بخش زیادی از این کنترل‌ها نشود چراکه بررسی‌ها و تبادل اطلاعات موردنیاز در کسری از ثانیه و از طریق سرویس‌های الکترونیکی انجام می‌شود.

مدیر کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری خاطرنشان کرد: در نتیجه این تغییرات علاوه بر تحقق هدف تسریع فرایند ثبت ساده‌سازی مراحل و کاهش خطا نیز محقق شده است.

نجفی یکی دیگر از تحولات مهم حاصل از بازطراحی سامانه را طراحی و تدوین سند الکترونیک شخص حقوقی عنوان کرد و گفت: این سند در واقع شناسنامه هویت دیجیتال شخص حقوقی محسوب می‌شود و ایجاد آن تحول مهمی در فرایندهای مربوط به ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری به شمار می‌رود. نخستین گام برای صدور شناسنامه دیجیتال یا سند الکترونیک هویت شخص حقوقی، به‌روزرسانی اطلاعات آن شرکت یا مؤسسه است. در جریان صدور این سند، علاوه بر اینکه شناسنامه هویت اشخاص حقوقی به‌صورت الکترونیکی و دیجیتال ارائه می‌شود اطلاعات ثبت‌شده شرکت‌ها و مؤسسات نیز به‌روزرسانی خواهد شد.

مدیر کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری با اشاره به قدمت اطلاعات موجود درباره شرکت‌ها و مؤسسات ادامه داد: با توجه به سابقه طولانی ثبت شرکت‌ها در کشور، بخشی از اطلاعات موجود مربوط به سال‌های گذشته است و طبیعتاً اطلاعات قدیمی از نظر اعتبارسنجی، به اندازه کافی قابل اتکا نیست. به همین دلیل فرایند تدوین و صدور سند الکترونیک شخص حقوقی به‌گونه‌ای طراحی شده است که امکان به‌روزرسانی اطلاعات شرکت‌های قدیمی نیز فراهم شود.

نجفی تأکید کرد: هدف این است که بانک اطلاعاتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حوزه اشخاص حقوقی به یک مرجع اطلاعاتی معتبر و قابل اتکا تبدیل شود موضوعی که با توجه به تبادل اطلاعات این سازمان با بیش از ۱۳۵ دستگاه و نهاد اهمیت ویژه‌ای دارد. پاکیزگی، دقت و قابلیت اتکای داده‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد. سامانه جدید ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری نیز با هدف ارتقای کیفیت اطلاعات، هوشمندسازی فرایندها و افزایش اعتبار داده‌های اشخاص حقوقی طراحی و عملیاتی شده است.

وی درباره شرکت‌های صوری و کاغذی و اقدامات این سازمان برای مقابله با آنها اظهار کرد: سیاستی که در سازمان ثبت و اداره کل ثبت شرکت‌ها دنبال می‌شود، پیشگیری هوشمندانه به‌جای برخورد پسینی است؛ یعنی تلاش می‌کنیم از ایجاد این شرکت‌ها جلوگیری کنیم، نه اینکه صرفاً پس از تشکیل آنها با تخلفات برخورد کنیم. یکی از اقدامات مهم در این زمینه، انجام دقیق و هوشمند تمام کنترل‌ها از طریق پایگاه‌های اطلاعاتی معتبر کشور است. برای مثال، هنگام معرفی اعضای هیئت‌مدیره یک شرکت، اطلاعات هویتی آنها با پایگاه ثبت احوال تطبیق داده می‌شود، سوابق مالیاتی از طریق سازمان امور مالیاتی بررسی می‌شود، نشانی اشخاص و شرکت‌ها با شرکت ملی پست تطبیق پیدا می‌کند و شماره تلفن همراه نیز از طریق سرویس شاهکار بررسی می‌شود.تعداد زیادی سرویس کنترلی در این فرآیند به کار گرفته شده تا از صحت و اعتبار اطلاعات ارائه‌شده اطمینان حاصل شود.

وی با اشاره به تکالیف پیش‌بینی‌شده در مواد ۸ و ۹ قانون برنامه هفتم پیشرفت گفت: یکی از اقدامات مهم در این زمینه، ایجاد بانک جامع سهامداران است؛ زیرا در طول فعالیت شرکت‌ها ممکن است نقل‌وانتقالات متعددی در سهام آنها انجام شود و لایه‌های مختلفی از سهامداری شکل بگیرد. شناسایی زنجیره مالکیت در طول حیات یک شخصیت حقوقی برای دستگاه‌های نظارتی، به‌ویژه نهادهای ناظر بر نظام پولی و بانکی، اهمیت زیادی دارد.  در بانک جامع سهامداران، اطلاعات اشخاصی که از زمان تأسیس شرکت وارد ساختار سهامداری شده یا از آن خارج می‌شوند، همراه با تاریخ و میزان سهام آنها ثبت خواهد شد. این اطلاعات در یک بانک اطلاعاتی جامع گردآوری می‌شود و قابلیت تبادل با دستگاه‌های نظارتی را خواهد داشت.

وی با اشاره به سازوکار جدید احراز هویت اعضای هیئت‌مدیره شرکت‌ها گفت: در این فرآیند از رمز یک‌بارمصرف استفاده می‌شود. هنگامی که کد ملی فردی به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره یک شرکت معرفی می‌شود، پیامکی حاوی رمز یک‌بارمصرف به شماره تلفن همراهی ارسال می‌شود که پیش‌تر از طریق سرویس شاهکار احراز شده است. تا زمانی که این کد در سامانه وارد نشود، فرد نمی‌تواند به‌عنوان عضو هیئت‌مدیره انتخاب شود. به این ترتیب، امکان انکار اطلاع از عضویت در هیئت‌مدیره و ادعای انتخاب بدون اطلاع فرد کاهش می‌یابد.  با وجود هزینه‌های زیادی که اجرای این سازوکار برای سازمان ثبت داشته، این اقدامات با هدف جلوگیری از ایجاد شرکت‌های کاغذی انجام شده و آمارها نیز نشان می‌دهد که در این زمینه تا حد زیادی موفق بوده‌ایم.

نجفی در پایان  گفت: در دو سال گذشته، شناسه ملی بیش از ۸۰۰ هزار شخص حقوقی به دلیل نامعتبر بودن اطلاعات ارائه‌شده غیرفعال شده است. بسیاری از این اشخاص پس از مراجعه، اطلاعات خود را به‌روزرسانی کرده و دوباره به چرخه فعالیت بازگشته‌اند، اما تعداد زیادی نیز مراجعه نکرده‌اند که این موضوع نشان می‌دهد اطلاعات ارائه‌شده از سوی آنها معتبر نبوده است.