، فراخوان ثبت نام رسانه‌های دارای مجوز رسمی از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی شامل (خبرگزاری‌ها، سایت‌های تخصصی حوزه موسیقی، روزنامه‌ها، مجلات تخصصی موسیقی، رسانه‌های خارجی فعال در ایران) و شبکه های صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران برای حضور و پوشش خبری رویدادهای چهلمین جشنواره بین المللی موسیقی فجر منتشر شد.

بر اساس این فراخوان فعالان این حوزه از ۱ بهمن ماه تا ۷  بهمن ماه فرصت دارند مدارک خود را که شامل مشخصات کامل به‌همراه عکس پرسنلی، تصویر کارت ملی اسکن شده و تصویر معرفی نامه به امضاء مدیر مسئول و مهر رسانه به شماره واتساپ دبیرخانه چهلمین جشنواره بین المللی موسیقی فجر (۰۹۳۹۸۵۹۹۴۲۰) ارسال کنند .

در فرایند ثبت نام، خبرگزاریها و سایتهای تخصصی حوزه موسیقی می توانند ۲ خبرنگار و ۲ عکاس، روزنامه ها و مجلات تخصصی موسیقی ۱ خبرنگار و ۱ عکاس و رسانه های خارجی ۱ خبرنگار و ۱ عکاس به روابط عمومی جشنواره معرفی کنند.

شبکه های رادیویی در صورت درخواست استقرار تیم در سالن مورد نظر ضمن معرفی عوامل رسانه ای ، نامه درخواست استقرار را نیز ارسال کنند در صورت عدم استقرار برای شبکه های رادیویی ۱ خبرنگار امکان حضور دارد .

شبکه های تلویزیونی می توانند مشخصات عوامل رسانه ای خود را به همراه عکس پرسنلی، تصویر کارت ملی اسکن شده با تصویر معرفی نامه از مدیر شبکه ارسال کنند.

این ثبت نام اولیه بوده و رسانه‌هایی که فعالیت مستمر در حوزه موسیقی داشته‌اند، در اولویت‌ثبت نام و پذیرش نهایی از سوی ستاد برای حضور در چهلمین جشنواره بین المللی موسیقی فجر قرار خواهند گرفت.

چهلمین جشنواره بین‌المللی موسیقی فجر به دبیری رضا مهدوی، ریاست احمد صدری و مدیریت اجرایی محمدعلی مرآتی، به همت معاونت هنری وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و با همکاری دفتر موسیقی ارشاد، انجمن موسیقی ایران و بنیاد فرهنگی هنری رودکی، از ۲۳ تا ۲۹ بهمن‌ماه ۱۴۰۳ در تهران و استان‌های کشور برگزار می‌شود.