نام:

 اصطلاح روابط عمومي كه اكنون ما به كار مي بريم ترجمه كلمه به كلمه اصطلاح انگليسي(public relation) است . اين اصطلاح در ايران براي نخستين بار در شركت نفت به كار گرفته شد و سازمانها و موسسات ديگر گشورمان سالها پس از شركت نفت شروع به ايجاد واحدي بنام روابط عمومي در تشكيلات خود نمودند.

در زبان عربي اين اصطلاح رابه (العلاقات العامه) ترجمه كرده اند . روابط عمومي به مفهوم يك حرفه براي نخستين بار در ايالات متحده آمريكا به وجود آمد . در دهه اول قرن بيستم در آمريكا دفاتري بنام دفترتبليغات publiclty bureau  يا دفاتر مطبوعات press bureau  بوجود آمد وپس از چند سال اين دفاتر عنوان روابط عمومي را بخود گرفتند.

هدف :

بر قراري ارتباط متقابل بين مردم م مسيولين و جلب همكاري وبسط تفاهم عمومي ، آگاهي مردم از عملكرد دستگاه متبوع، آماده نمودن اذهان عمومي در اجراي طرحها و برنامه ها و ايجاد محيط مناسب براي رشد فضائل اخلاقي كاركنان در چهار چوب ضوابط و معيارهاي نظام جمهوري اسلامي ايران .

جايگاه روابط عمومي :

روابط عمومي بدليل ماهيت خاص خود و ضرورت ارتباط مستمر ، زير نظر مستقيم بالاترين مقام مسئول دستگاه متبوع قرار دارد .

تعاريف:

1- روابط عمومي عبارت است از هنري که به کمک آن مي توان موسسه ، سازمان وفرد را مورد علاقه و احترام کارمندان و مردمي که با آن سر و کار دارند قرار دارد .
2- روابط عمومي فن و هنري است که از علوم متعد دي بهره مي گيرد .
3- روابط عمومي عبارت است از داشتن رابطه خوب با ديگران .
4- روابط عمومي عبارت است از تلاشهاي يک سازمان جهت کسب همکاري مردم و گروههاي ديگري که براي آن سازمان اهميت دارند .
5- روابط عمومي عبارت است از اقدام به کارهايي ، جهت افزايش و تقويت  رابطه با مردم .
6- روابط عمومي عبارت است از انجام کار خوب و مفيد و بيان وتبليغ اين اقدامات .
7- روابط عمومي عبارت است از چشم ، گوش و دهان يک سازمان .
8- روابط عمومي آيينه تمام نماي يک سازمان است .
9- روابط عمومي بازوي يک مدير سازمان در امر ارتباط و استقرار حسن نيت وتفاهم در مجموعه متبوع مي باشد .
10- مديران سازمان چنانچه بپذ يرند که بخشي از وظايف آنها برقراري ارتباط با گروهاي داخلي و خارجي سازمان است، روابط عمومي  از سوي آنها چنين وظيفه اي را به انجام مي رساند که اين امر مستلزم قبول وپذ يرش روابط عمومي و بها دادن به آن و در اختيار گذاشتن امکانات مادي و معنوي است .

اهداف روابط عمومي

»  ايجاد بستر تفاهم ، همكاري و جلب اعتماد عمومي و اعتماد سازي درون و برون خبرگزاري موج

»  جلب مشاركت و همفكري همه جانبه مخاطبان در تصميم سازي و تصميم گيري هاي سازماني

»  توسعه و ساماندهي نظام اطلاع رساني و اطلاع يابي در چارچوب وظايف خبرگزاري موج

»  ايجاد بستر مناسب براي گفتمان مستمر و منظم بين خبرگزاري موج و مخاطبان آن

»  تثبيت ، تقويت و كمك به زمينه سازي تحقق سياست هاي اجرايي خبرگزاري موج

»  پيش بيني بحران هاي بالقوه و كمك به پيشگيري از وقوع آنها در حوزه فعاليت هاي خبرگزاري موج

»  مشاركت در رفع مشكلات و حل مسايل خبرگزاري موج

»  ارتقاي سطح دانش و آگاهي هاي عمومي در راستاي اهداف خبرگزاري موج

»  گسترش مطالعات و پژوهش هاي روابط عمومي در سطح اهداف و سياستهاي خبرگزاري موج

شرح وظايف  روابط عمومي

»  انعكاس و تشريح ديدگاهها ، سياستها و برنامه هاي خبرگزاري موج

»  اجراي سياستهاي خبري ، تبليغاتي ، انتشاراتي و مطالعاتي

»  ايجاد ارتباط مبتني بر حسن تفاهم مردم ، نهادهاي اجتماعي و مسوولان

»  تهيه و تدوين اخبار ، بيانيه ، اطلاعيه ، آگهي و پيامهاي خبرگزاري موج و اقدام به انعكاس آن در رسانه هاي گروهي

»  انعكاس طرحها و سياستهاي اجرايي و عملكرد خبرگزاري موج به جامعه مخاطب

»  برنامه ريزي و همكاري در جهت برگزاري كنفرانس ها ، سمينارها ، جشنواره ها ، مصاحبه ها و بازديد هاي استاني و كشوري

»  بررسي مطالب منعكس شده در رسانه هاي گروهي كشور در رابطه با عملكرد خبرگزاري موج و ارائه نقطه نظرات مناسب به مراجع ذيصلاح

»  تشكيل و همكاري با ستادهاي ويژه برگزاري مراسم و مناسبتهاي ملي در خبرگزاري موج

»  ايجاد شبكه اطلاع رساني و اطلاع يابي مستمر با مخاطبان

»  انتشارات نشريات ادواري و موردي در خبرگزاري موج

»  برقراري ارتباط مستمر و منظم با ديگر مراكز و سازمانهاو نهادها

»  سياستگذاري ، برنامه ريزي و هماهنگي به منظور برگزاري نمايشگاههاي تخصصي در حيطه وظايف خبرگزاري موج در داخل و خارج از كشور

»  تهيه و تدوين و اجراي پروژه هاي مطالعات مربوط به فعاليتهاي خبرگزاري موج

»  انجام و پيگيري ساير وظايف محوله ارجاعي از سوي رئيس خبرگزاري موج

شرح وظايف ارتباط با رسانه ها

»  برنامه ريزي براي ارتباطات مستمر با رسانه هاي جمعي ( صدا و سيما ، خبر گزاري ها ، روزنامه هاي كثير الانتشار و نشريات بويژه نشريات تخصصي در زمينه هاي اقتصادي)

»  پوشش خبري مراسم مختلف نظير گردهماييها ، سخنرانيها ، افتتاح پروژه ها و ...

»  اقدام در جهت تنوير افكار عمومي از طريق ارسال جوابيه ، اصلاحيه و تكذيب به مطالب مطروحه  در رسانه هاي جمعي

»  انجام و پيگيري ساير وظايف محوله ارجاعي از سوي مدير

»  برنامه ريزي و اجراي مصاحبه هاي مطبوعاتي و راديو و تلويزيوني مسئولان و كارشناسان

»  تهيه و تنظيم بولتن بريده جرايد به صورت روزانه

»  زمينه سازي براي ارتباط مستمر با خبرنگاران رسانه هاي جمعي در بخشهاي مختلف اقتصادي

شرح وظايف در حوزه انتشارات

»   اطلاع رساني مكتوب در قالب انتشارات موردي و ادواري به مخاطبان درون و برون سازماني به منظور ارتقاء سطح آگاهي و دانش فني و سازماني مخاطبان و تبيين و تبليغ سياستها و برنامه ها و عملكرد خبرگزاري موج

»  برنامه ريزي و مديريت انتشارات

»  تهيه ، توليد و نشر اقلام انتشارات ( شامل كتاب ، مجله ، بروشور ، پوستر و …)

»  ويرايش ، حروفچيني و نمونه خواني مطالب

»  گرافيك و صفحه آرايي توليدات انتشاراتي

»  تشكيل دبيرخانه كميسيون انتشارات در سطح خبرگزاري موج

»  تهيه گزارش و خبر از رويدادهاي مختلف

»  برنامه ريزي و نظارت بر توزيع اقلام انتشاراتي

»  شناسايي و ايجاد ارتباط با نويسندگان بخش اقتصادي

»  جمع آوري ، طبقه بندي و نگهداري اسناد و مدارك نوشتاري

شرح وظايف در حوزه مناسبت ها و مراسم

»  معرفي توانمنديها و فعاليتهاي بخش با استفاده از ارزشها و شيوه هاي مناسب تبليغاتي و نمايشگاهي

»  برنامه ريزي در جهت برگزاري نمايشگاهها

»  مشاركت در برگزاري كنفرانسها ، سمينارها و نمايشگاههاي داخلي و خارجي

»  تشكيل دبيرخانه برگزاري مراسم  و نمايشگاههاي مرتبط با وظايف

شرح وظايف اداره ارتباطات مردمي  

»  هدف : بستر سازي براي ايجاد حسن تفاهم و همدلي سازماني در بين گروههاي مخاطب و تسهيل در ارتباط تعاملي بين مردم و كاركنان و مديريت

»  تلاش در جهت استفاده از تكنولوژي هاي نوين اطلاع رساني به مخاطبين بويژه اينترنت

»  راه اندازي و اجراي نظام پيشنهادها

»  برگزاري جلسات پرسش و پاسخ

»  برنامه ريزي در جهت برگزاري ملاقاتهاي مردمي با مسئوولان

»  ايجاد سيستم پاسخگويي به ارباب رجوع

شرح وظايف در حوزه پژوهش و برنامه ريزي

»  نظر سنجي از مخاطبان در خصوص اقدامات و فعاليتهاي خبرگزاري موج

»  تهيه و تنظيم گزارشهاي تحليلي در حوزه فعاليتهاي اقتصادي

»  تحليل محتوي مطالب مندرج در مطبوعات و نشريات تخصصي و ساير وسايل ارتباطي جمعي

»  بررسي برنامه هاي منعكس شده در رسانه ها توسط مسوولان خبرگزاري موج و مطالعه تحقق آنها

»  مطالعه و بررسي در جهت يافتن زمينه ها و موضوعات بحران زاي بالقوه در بخش هاي مختلف اقتصادي

»  هماهنگي امور روابط عمومي استانها ، شركت ها و موسسات تابعه

»  بررسي قراردادهاي منعقده خبرگزاري موج و نظارت بر حسن انجام كار

شرح وظايف در حوزه سمعي و بصري   

»  هدف : ارائه توانمديي ها ، استعداد ها ، فعاليت هاي وزارتخانه به مخاطب عام وخاص بايد طزيقه فيلم ، عكس و تصوير

- برنامه ريزي در جهت ساماندهي اطلاعات موجود فعاليت هاي خبرگزاري موج از طريق فيلم ، عكس ، نوار

- ثبت صوتي و تصويري فعاليت ها ، گردهم آيي و مناسبت هاي خبرگزاري موج

- ارائه خدمات صوتي و تصويري به مراكز درخواست كننده

- ايجاد آرشيو فيلم و عكس از فعاليت هاي خبرگزاري موج

- تجهيز سمعي و بصري به امكانات فني روز

- انجام امور ماشيني فعاليت هاي صوتي و تصويري به احاظ ميكس ، تدوين‌، صداگذاري توليدات ويدئويي و آرشيو عكس مركز

»  اقدامات تحقيقاتي و مطالعات اجتماعي

    اين بخش از اقدامات به عنوان ضروريترين اقدام روابط عمومي محسوب مي شود كه انجام برنامه هاي سازمان را نيز تعيين مي كند و اصولاً موارد زير را شامل مي شود.

- سنجش رضايتمندي مخاطبين خبرگزاري موج

- جمع آوري اطلاعات درون سازماني

- تعيين نيازهاي مخاطبين خبرگزاري موج

- تعيين نيازهاي ارتباطي جامعه

- پاسخگويي ارتباطات مردمي

»  اقدامات انتشاراتي

    اين اقدامات به منظور آشنا نمودن مردم با سازمان و فعاليتهاي مختلف آن و همچنين حفظ انسجام و افزايش سطح آگاهي كاركنان از طريق انتشارات درون سازماني انجام

مي شود و شامل موارد ذيل است :

- انتشار نشريه داخلي بصورت ماهانه

- انتشار برشور

- انتشار پوستر

- انتشار كتاب

- انتشار بريده جرايد

- انتشار ويژه نامه هاي مختلف و  انتشار جزوه هاي عملكرد خبرگزاري موج در مقاطع مختلف زماني (هفته ارتباطات ـ هفته دولت ـ دهه فجر و ...)

»  اقدامات رسانه اي

    اين اقدامات به منظور ارتباط مستمر و منسجم با وسايل ارتباط جمعي در راستاي معرفي سازمان به جامعه صورت مي گيرد كه شامل موارد ذيل است:

- برگزاري مصاحبه راديو ، تلويزيون و مطبوعاتي

- كسب اخبار و اطلاعات و رويدادهاي داخلي و انعكاس آن در رسانه ها

- انعكاس اخبار و رويدادها به مديريت

- برقراري ارتباط مستقيم مسئولين با مردم از طريق رسانه ها

- صدور جوابيه هاي مطالب مطروحه در رسانه ها

»  اقدامات فرهنگي

    اين اقدامات به منظور ارتباط با گروههاي مردم با هدف ، هم فكري و مبادله نظرها و درنهايت جلب حمايت آنان به سازمان صورت مي گيرد و شامل موارد ذيل است:

-برقراري جلسات و با مديران به مناسبتها

- برگزاري برنامه هاي جلسات پرسش و پاسخ

»  اقدامات تبليغاتي

    اين نوع اقدامات روابط عمومي به منظور ارتباط با افكار عمومي و در صورت لزوم تغيير آن صورت مي گيرد و شامل موارد ذيل است:

- تهيه طرح تبليغات

- ساخت تيزر تبليغاتي

- تبليغات محيطي (بيلبرد ـ برزنت ـ استند و چاپ سيلك)

- تهيه پلاكارد

- عكاسي

- فيلمبرداري

- تهيه هداياي تبليغاتي

»  اقدامات مربوط به مراسم ، سمينارها ، نمايشگاهها

    اين اقدامات به منظور برقراري ارتباط با گروههاي خاص و به منظور رسيدن به يك هدف از پيش تعيين شده برگزار ميشود  و شامل موارد ذيل است :

- برگزاري سمينارهاي آموزشي ، علمي و فني

- برپايي نمايشگاه

- بازديد از نمايشگاهها

- برگزاري مراسم افتتاح پروژه هاي مختلف از قبيل برگزاري مراسم مذهبي، جشن عمومي و مراسم سخنراني