بانک مرکزی در بخشنامه ای، نسخه جدید آیین نامه مدت و طرز نگهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها را به منظور بکارگیری روش‌های جدید نگهداری اسناد با بهره‌گیری از فن‌آوری‌های نوین، به شبکه بانکی ابلاغ کرد.

به گزارش خبرگزاری موج از روابط عمومی بانک مرکزی، این اصلاحیه شامل هفت فصل، ۱۸ ماده و ۱۰ تبصره است که ۱۱ خرداد امسال در شورای پول و اعتبار مطرح شد و به تصویب رسید. مهمترین تفاوت های نسخه جدید «آیین‌نامه مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر مؤسسات اعتباری» با ویرایش قبلی آن، اضافه کردن روش نگهداری اسناد به صورت «سوابق الکترونیکی مطمئن» بر اساس ساز و کار مندرج در قانون تجارت الکترونیک است که با هدف کاهش هزینه نگهداری فیزیکی اسناد و اوراق مذکور توسط موسسات اعتباری صورت گرفته است. همچنین کاهش حداقل مدت زمان نگهداری عین اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم به ترتیب از ۱۰، ۵ و ۳ سال به ۵، ۳ و ۲ سال، منوط کردن امحای عین اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به تبدیل این اسناد به میکروفیلم و یا سوابق الکترونیکی مطمئن از دیگر مواردی است که در آیین نامه جدید تغییر کرده است. در این آیین نامه مدت زمان نگهداری عین اسناد سطوح دوم، سوم، چهارم و پنجم، به ترتیب به مدت ۱۵،۱۲،۱۰ و ۸ سال افزایش یافته است در صورتی که امکان تبدیل اسناد به میکروفیلم و یا سوابق الکترونیکی مطمئن وجود نداشته باشد. همچنین بانک ها مجاز شده اند میکروفیلم‌ها و سوابق الکترونیکی مطمئن را پس از گذشت ۲۰ سال از مدت‌های مقرر در آیین‌نامه امحا کنند. این بخشنامه به موجب بند «و» ماده (۳۳) قانون پولی و بانکی کشور مصوب ۱۸تیرماه ۱۳۵۱ تدوین شده است. در آن پیش بینی شده بود مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی و اسناد و دفاتر بانک‌ها به صورت عین و همچنین طرز تبدیل آن‌ها به عکس یا فیلم یا نظایر آن به موجب آیین‌نامه‌ای به تصویب شورای پول و اعتبار برسد؛ این قبیل عکس‌ها و فیلم‌ها و نظایر آن در دادگا‌ه‌ها پس از گذشتن مدت‌های مقرر در آیین‌نامه، حکم اصول اسناد را خواهند داشت. نخستین آیین‌نامه «مدت و طرز نگاهداری اوراق بازرگانی، اسناد و دفاتر بانک‌ها» در سال ۱۳۵۳تدوین و پس از تصویب در شورای پول و اعتبار به شبکه بانکی کشور ابلاغ شد. این آیین نامه برای نخستین بار در سال ۱۳۸۹ و با توجه به تغییر و تحولات فراوان محیطی به ویژه در زمینه فناوری‌های نوین اطلاعاتی و مشکلات نگهداری حجم انبوه اسناد فیزیکی و تامین مکان نگهداری آن‌ها، مورد بازنگری قرار گرفت. همچنین با توجه به بازخوردهای واصله از سوی شبکه بانکی کشور در خصوص مشکلات نگهداری حجم انبوه اسناد فیزیکی و نیز هزینه‌های سنگین تهیه میکروفیلم و لزوم پیش‌بینی روش‌های جدید نگهداری اسناد با بهره‌گیری از فن‌آوری‌های نوین، اصلاح آیین‌نامه مذکور با رویکرد تهیه تصاویر دیجیتالی از اسناد کاغذی با امضای دیجیتال با استفاده از توکن نماد (نظام مدیریت امنیت داده‌ها) و ملحوظ نظر داشتن تدابیر و ملاحظات امنیتی کافی در دستور کار قرار گرفت و نسخه جدید آیین‌نامه تدوین شد و خرداد امسال به تصویب شورای پول و اعتبار رسید.